タイムスタンプとは？電子帳簿保存法について解説！｜難波の税理士【山本たかし会計事務所】クラウド会計・相談無料
- 山本たかし会計事務所TOP
- コラム
- 会計業務
- タイムスタンプとは？電子帳簿保存法について解説！
2024/01/24会計業務
タイムスタンプとは？電子帳簿保存法について解説！
電子帳簿保存法が改正され、事業者が作成する帳簿や、請求書や領収書などの取引書類を、紙ではなく電子データとして保存するためのルールが整備されました。
令和6年1月からは、電子取引については「電子保存」の義務化がスタートしています。
本記事では、電子帳簿保存法の内容やタイムスタンプの仕組み、発行の方法や注意点などをわかりやすく解説しています。
電子帳簿保存法
電子帳簿保存法は、事業者が作成する帳簿や、日々の取引から発生する請求書や領収書などの取引書類を、電子データとして保存するためのルールです。
そのルールは、大きく①電子帳簿保存、②スキャナ保存、③電子取引データ保存の３つについて定められています。
令和6年1月より義務化されたのは③の電子取引データの保存のみで、①と②に関しては義務ではなく、電子で取り扱いたくない場合は紙の保存でOKとされています。
電子取引データ保存とは？
電子取引とは、契約書や見積書、請求書などの取引内容を、紙ではなく電子データで行う取引のことをいいます。
たとえば、メールで送受信した取引の情報、ネット上のサイトでダウンロードした取引の情報、PDFで受け取った請求書のやり取りなどは電子取引に該当します。
これらの電子取引は、電子保存が義務となりました。
電子データの保存で最も危惧されるのはデータの改ざんです。電子帳簿保存法では、改ざんを防止するため、次のいずれかの措置を行うことが要求されています。
- ①タイムスタンプが付いたデータを受け取る
- ②受け渡し後、速やかにタイムスタンプを付ける
- ③訂正削除の履歴が残るシステムか、訂正削除ができないシステムを利用して受け渡しと保存を行う
- ④訂正削除の防止に関する事務処理規定を定めて、その規定に沿った管理運用を行う
ここでは、タイムスタンプについて解説していきます。
タイムスタンプとは
タイムスタンプとは、電子データに日時を付与するもので、第三者機関であるTSA（時刻認証業務認定事業者）だけが発行できるものです。
タイムスタンプは、その時点でその電子データが存在していたことを証明し、その時点以後に電子データの改ざんがないことを証明してくれます。
タイムスタンプの仕組み
なぜタイムスタンプは改ざんがないことを証明できるのでしょうか。
タイムスタンプは、「ハッシュ値」と「時刻情報」を組み合わせています。
ハッシュ値は、暗号のようなもので、ハッシュ値を付与したタイムスタンプの発行後に、元のデータの情報を変更すると、ハッシュ値も変更されます。
原本データのハッシュ値と、タイムスタンプのハッシュ値が合致するかどうかによって、データの改ざんがわかる仕組みなのです。
タイムスタンプを発行するには？
タイムスタンプを発行するために必要なものは次の3点です。
- ①ネット環境
- ②TSAとの契約
- ③タイムスタンプが付与できるシステムの導入
また、タイムスタンプは、①要求、②発行、③検証の３つの過程から構成されています。
その流れをみてみましょう。
まず、電子データとして保存したい書類をスキャン又は撮影し、画像データを作成します。
解像度などに一定の要件があるため、スキャナ選びは注意しましょう。
続いて、その画像データをシステムにアップロードし、TSAにタイムスタンプ付与を①要求します。
①要求と②発行は、利用者が原本データのハッシュ値をTSAに送り、TSAがそのハッシュ値に時刻情報を付与して利用者に送付する流れとなります。
タイムスタンプを付与できるシステムとは、電子帳簿保存に対応した会計ソフトや文書管理システムなどです。
これらのシステムは、画像データをアップロードすればタイムスタンプが付与されるものがほとんどです。この時点で②発行が完了します。
次に③検証は、改ざんされていないことを証明したい場合に、TSAから鍵を受取り、タイムスタンプトークンを開き、原本データのハッシュ値と、タイムスタンプのハッシュ値が合致しているかを検証します。
合致していれば改ざんされていないことを証明できます。
注意点
タイムスタンプを利用する場合の注意点をまとめました。
いつ付与すればいいの？
「速やかに」タイムスタンプを付ける、と決められています。
速やかにとは、最長2カ月とおおむね7営業日以内とされています。
TSAとの契約には利用料金がかかる
タイムスタンプの利用には、TSAとの契約は必須で、一定の費用がかかります。
事業者によって料金プランは変わります。
導入費用、ランニングコストを検討しましょう。
原本はどうすればいいの？
スキャナ保存をした後、原本は破棄することができます。
ペーパレス化、省スペース化が可能です。
しかし、社内規定などで原本の取り扱いについて定められている場合もあるでしょう。
すぐに破棄してよいのか、一定期間は保管するのか確認しましょう。
まとめ
電子帳簿保存法の内容やタイムスタンプの仕組みや注意点について解説しました。
タイムスタンプは、改ざん防止に有効な手段です。
ただし、４つの措置のうち、いずれかを満たしていればよく、必ずしもタイムスタンプを利用しなければならないわけではありません。
電子データ保存の義務化を機に、電子帳簿保存法に則した社内システムを検討してみてはいかがでしょうか。
ペーパレス化や省スペース化を実現するチャンスかもしれません。
大阪難波(なんば)で税理士をお探しの際は、ぜひ山本たかし会計事務所へご依頼ください
この記事の監修者
大阪難波(なんば)地域の税理士業務は、山本たかし会計事務所へお任せください。
【初回相談無料！】クラウド会計に対応しているため、低価格でのサービス提供が可能です。税務顧問、会社設立・スタートアップ、節税など、お客様に合った形でサービスを提供します。
税理士
山本 卓志
Yamamoto Takashi
昭和50年兵庫県生まれ。
大学卒業後、不動産業、個人事務所での勤務を経て令和4年6月に大阪市にて独立開業
保有資格
・税理士
・宅地建物取引士
