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2023/12/20会計業務
2024年からの改正電子帳簿保存法とは？電子取引の電子保存義務化について
令和4年1月1日から施行された改正電子帳簿保存法により、電子取引データの「電子保存」が義務化されましたが、2年間の猶予期間が設けられ、いよいよ令和6年(2024年)1月からは完全義務化がスタートします。
実務上、どのような対応が必要とされるのか、経理担当者は気になるところです。
この記事では、電子取引とは？改正電子帳簿保存法について解説します。
改正電子帳簿保存法とは
電子帳保存法は、国税関係の帳簿や書類の保存方法等に関する法律です。時代の流れに応じて見直しが行われてきました。
今までは紙で印刷したものを原本として保存することが原則でしたが、電子データによる保存を認めるものになりました。
日常生活やビジネスにおいてもインターネットが活用され、社会全体がデジタル化を進めようとしています。紙からの脱却を図り、電子化を進めている企業にとっては必要な改正であるといえます。
電子帳簿保存法は、帳簿や書類の「電子保存」に関して、①電子帳簿等保存、②スキャナ保存、③電子取引データ保存の３つについて定めています。
この３つのうち、義務化されるのは③電子取引データ保存のみで、①電子帳簿等保存と、②スキャナ保存については義務ではなく、利用したくなければ紙の保存でOKとされています。
①電子帳簿等保存
電子帳簿等保存とは、PCで作成した帳簿や書類を電子データのままで保存することです。
例えば、会計システムを使って作成した仕訳帳、総勘定元帳や決算書、出納帳などが該当します。また、見積書や契約書、請求書や領収書などをPCで作成した場合、これらの書類も含まれます。
これらの書類について、電子データのままで保存することが可能です。義務ではありませんので、データを紙に印刷し、紙で保存することも可能です。
ただし、取引先に電子データで見積書や請求書、領収書を交付した場合には③に該当しますので、電子保存が必要となります。
②スキャナ保存
スキャナ保存とは、紙で受け取った書類を、スマホやスキャナやデジカメなどを利用して保存することです。紙で受け取った請求書や領収書、営業担当が利用したタクシー代の領収書をスマホで撮影することなども含みます。
これらの書類をスキャンして電子データ保存することができます。①と同様に、義務ではありませんので、紙のまま保存することも可能です。
③電子取引データ保存
電子取引とは、見積書や注文書、契約書、請求書などの取引情報を紙ではなく、電子データで行う取引のことをいいます。
メールで送受信した取引情報、ネット上のサイトでダウンロードした取引情報、PDFで受け取った領収書などのやり取りは、電子取引に該当します。
この電子取引で送受信したデータは、電子的に保存しなければいけません。令和6年1月1日からは、電子取引データ保存については完全義務化となりますので注意が必要です。
電子取引データ保存について詳しく！
電子取引データ保存を行うためには、一定のルールに従わなければいけません。
次の①②③をすべて満たす必要があります。
①ディスプレイなどを備え付けて整然・明瞭に！速やかに出力できる！
簡単に言うと、ディスプレイとプリンタを備えましょうということです。
税務調査の際に、調査官からの要求に対応できればＯＫです。
②検索機能
検索機能とは、取引年月日、取引金額、相手先で検索することができる機能のことです。
①と同様に、税務調査の際に調査官からの要求によりデータをダウンロードして応じることができればＯＫです。
なお、小規模な事業者（2期前の売上高が5000万円以下）であれば検索機能は不要です。
検索機能を設定するには、ファイル名にルールを設けるなど、一定の工夫は必要でしょう。
電子取引が多い事業者の場合は、システム導入を検討することも一案です。
③改ざん防止の措置
電子データの保存で懸念されるのは「データの改ざん」です。
次の４つのいずれかの措置を行えばＯＫとされています。
- タイムスタンプが付いたデータを受け取る
- 受け渡し後速やかにタイムスタンプを付ける
- 訂正削除履歴が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用する
- 訂正削除の防止に関する事務処理規定を定め、規定に沿った運用を行う
現実的には、事務処理規定を定める方法を採用することが多いと思われます。
国税庁ＨＰにサンプルがありますので利用すると良いでしょう。
まとめ
改正電子帳簿保存法について解説してきました。
完全義務化になり、電子データ保存に対応することへの負担感や不安感も否めませんが、まずは電子取引の洗い出しなどから取り組んでみましょう。
さらに現在使用している会計システムが電帳法の要件を満たしているかどうかの確認、スキャナ保存についても利用を検討してみましょう。
うまく活用すれば印刷作業のカットや省スペースを可能にします。経理業務のデジタル化、効率改善に繋がるのではないでしょうか。
本記事が、皆さんの経理業務の一助になれば幸いです
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この記事の監修者
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税理士
山本 卓志
Yamamoto Takashi
昭和50年兵庫県生まれ。
大学卒業後、不動産業、個人事務所での勤務を経て令和4年6月に大阪市にて独立開業
保有資格
・税理士
・宅地建物取引士
